Was in die Akte gehört: eine Werbeartikel-Bestellung dokumentieren

7. August 2026

Werbeartikel werden schnell gekauft, oft außerhalb des üblichen Lieferantenrahmens, und bis jemand fragt, was darin steckte, ist die bestellende Person längst weitergezogen. Sieben Dinge, die Sie bei der Bestellung sammeln, damit die Frage achtzehn Monate später noch eine Antwort findet.

Werbeartikel sind meist eine kleine Position im Beschaffungsbudget und eine unangenehme im Nachhaltigkeitsbericht. Sie werden schnell gekauft, oft außerhalb des üblichen Lieferantenrahmens, und bis jemand fragt, was darin steckte, ist die bestellende Person längst weitergezogen.

Dies ist die Liste dessen, was Sie bei der Bestellung sammeln, damit die Frage achtzehn Monate später beantwortet werden kann. Nichts davon ist schwer zu bekommen. Alles davon ist schwer zu rekonstruieren.

Die sieben Punkte

Bei der Bestellung gesammelt, kostet jeder Punkt eine Minute. Nachträglich rekonstruiert, kostet jeder eine Woche.
Was Sie sammeln	Warum es zählt
Zertifikatsnummer und ausstellende Stelle	Das einzige Element, das eine unabhängige Prüfung erlaubt
Geltungsbereich des Zertifikats	Entscheidet, ob Ihr Artikel tatsächlich abgedeckt ist
Gültigkeitsdaten	Zertifikate laufen ab, die meisten binnen ein bis fünf Jahren
Herstellungsland	Vom Lieferanten angegeben, nie aus der Marke abgeleitet
Auditsystem des Werks und Datum	Betrifft die Arbeitsbedingungen, getrennt vom Material
CO₂-Fußabdruck und seine Methode	Eine Zahl ohne Methode ist keine Messung
Die eigene Referenz des Produkts	Verbindet den Nachweis mit der Position auf der Rechnung

Die Zertifikatsnummer, nicht das Logo

Ein Logo auf einer Produktseite belegt nichts. Es ist ein Bild. Die Zertifikatsnummer ist das, was Ihnen erlaubt, die Aussage bei der ausstellenden Organisation zu prüfen, ohne auf den Lieferanten angewiesen zu sein, der sie Ihnen gegeben hat.

Jeder große Standard hält dafür einen Weg bereit. OEKO-TEX betreibt Label Check, das eine Zertifikatsnummer direkt annimmt. FSC und GOTS führen beide öffentliche Zertifikatsdatenbanken. Die Standards von Textile Exchange werden über die ausstellende Zertifizierungsstelle geprüft.

OEKO-TEX ist ausdrücklich: Das Etikett allein genügt nicht. Der Leitfaden für Einkäufer (neuer Tab) hält sie an, auf dem gültigen Zertifikat selbst zu bestehen und zu prüfen, ob Prüfnummer und Institut auf dem Etikett mit denen auf dem Zertifikat übereinstimmen. Produkte, die nicht auf dem Zertifikat aufgeführt sind, dürfen das Etikett überhaupt nicht tragen.

Der Geltungsbereich, an dem die meisten Akten scheitern

Ein Zertifikat bestätigt, dass ein Unternehmen einen gültigen Nachweis besitzt. Es bestätigt nicht, dass Ihre konkrete Bestellung in das fällt, was dieser Nachweis abdeckt. Das sind zwei getrennte Prüfungen, und die zweite wird weit häufiger übersprungen als die erste.

Die Unterscheidung ist in diesem Leitfaden zur Registerprüfung von FSC- und PEFC-Zertifikaten (neuer Tab) gut beschrieben: Eine Registersuche beantwortet, ob ein Unternehmen einen gültigen Nachweis besitzt, nicht ob eine bestimmte Bestellung davon erfasst ist. Der dort verwendete Vergleich ist der Führerschein. Einen zu haben ist nicht dasselbe wie befugt zu sein, das betreffende Fahrzeug zu führen.

Es gibt eine verwandte Falle. Ist die auf dem Zertifikat genannte Einheit nicht diejenige, die Ihre Rechnung ausstellt, braucht das Handelsunternehmen ein eigenes Zertifikat der Produktkette (Chain of Custody), um die Aussage weiterzugeben. Das ist eine übliche Anforderung nach dem FSC-Standard für die Produktkette (neuer Tab), und der entsprechende Grundsatz gilt bei den anderen Systemen ebenso.

Was Sie auf dem Zertifikat selbst prüfen: die Produkt- oder Materialkategorie, die Stufe oder den Prozentsatz, den Standort und den Namen der juristischen Person.

Gültigkeitsdaten

Zertifikate laufen ab, und der Ablauf fällt selten mit Ihrer Bestellung zusammen.

OEKO-TEX STANDARD 100-Zertifikate laufen ein Jahr. Die von GOTS und Textile Exchange folgen eigenen Zyklen. Ein Zertifikat, das beim Druck eines Katalogs gültig war, kann zum Datum Ihrer Rechnung abgelaufen sein, und das Etikett am Produkt sieht in beiden Fällen genau gleich aus.

Halten Sie den Gültigkeitszeitraum neben der Nummer fest. Überspannt die Bestellung ein Verlängerungsdatum, fragen Sie, welches Zertifikat die gelieferte Ware abdeckt.

Stufe und Prozentsatz, in Ihren eigenen Worten

Wo ein Standard Stufen kennt, gehört die Stufe in die Akte, und nicht allein der Name des Standards.

GOTS ist der klarste Fall. Die Kennzeichnungsdokumentation (neuer Tab) legt mindestens 95 % zertifizierte biologische Fasern für die Stufe organic fest und mindestens 70 % für made with organic materials. Beides sind echte GOTS-Zertifizierungen. Es ist nicht dieselbe Aussage, und eine Prüferin wird sie unterschiedlich behandeln.

Dasselbe gilt für den Rezyklatanteil. Textile Exchange (neuer Tab) unterscheidet GRS von RCS durch einen höheren Mindestprozentsatz an Rezyklatanteil und durch zusätzliche soziale und ökologische Anforderungen an die Verarbeitung. „Rezykliert zertifiziert“ in die Akte zu schreiben verliert genau die Information, nach der später gefragt wird.

Das Herstellungsland

Fragen Sie danach. Leiten Sie es nicht aus dem Markennamen, der Formensprache oder der Adresse auf der Rechnung ab.

Das ist der am wenigsten strittige Punkt der Liste und der, der am häufigsten leer bleibt, weil er sich anfühlt, als ließe er sich später klären. Er lässt sich nicht später klären. Ein Ursprungsland wird vom Lieferanten belegt, oder es ist eine Vermutung.

Das Werksaudit, getrennt vom Material geführt

BSCI- und SMETA-Audits betreffen die Arbeitsbedingungen an einem Produktionsstandort. Sie sind ein Nachweis, der von jedem Materialzertifikat getrennt ist, und sie beantworten eine andere Frage.

Halten Sie System, Standort und Auditdatum fest. Ein Audit von vor drei Jahren ist nicht derselbe Nachweis wie eines vom letzten Quartal, und gerade das Datum fällt weg.

Für alle, die zum ersten Mal eine Akte zusammenstellen, sei es deutlich gesagt: Ein auditiertes Werk kann ein nicht zertifiziertes Produkt herstellen. Die beiden Nachweise ersetzen einander in keiner Richtung.

Die CO₂-Zahl und ihre Methode

Veröffentlicht ein Lieferant einen CO₂-Fußabdruck für ein Produkt, halten Sie die Methode neben der Zahl fest. Steht keine Ökobilanz dahinter, behandeln Sie die Zahl als Schätzung und nicht als Messung.

Ein Fußabdruck, der aus dem Gewicht eines Produkts und seiner Materialzusammensetzung berechnet wird, ist eine modellierte Näherung. Sie mag vernünftig sein. Sie ist keine Messung, und sie in einem Nachhaltigkeitsbericht als solche darzustellen erzeugt ein Risiko, das die ursprüngliche Zahl nie gerechtfertigt hat.

Existiert kein Fußabdruck, ist der ehrliche Eintrag in der Akte, dass keiner existiert. Das ist eine vertretbare Position. Eine erfundene Zahl ist es nicht.

Eine bevorstehende Änderung, die in Ihre Richtlinie gehört

Nennen Ihre Lieferantenanforderungen GRS oder RCS ausdrücklich, müssen sie innerhalb der nächsten achtzehn Monate aktualisiert werden.

Textile Exchange (neuer Tab) hat die Kriterien seines Materials Matter Standard am 12. Dezember 2025 veröffentlicht. Er tritt am 31. Dezember 2026 in Kraft und wird am 31. Dezember 2027 verbindlich; danach werden Zertifikate nach den bestehenden Standards nicht mehr verlängert. Die Übergangsrichtlinie (neuer Tab) legt die vollständige Abfolge fest.

Bestehende Zertifikate bleiben während des Übergangs gültig. Das Problem ist eher verfahrenstechnisch als inhaltlich: Ein Richtliniendokument, das einen Standard namentlich festschreibt, schreibt irgendwann einen Standard fest, der nicht mehr ausgestellt wird.

Die Frage, die am meisten verrät

Fragen Sie einen Lieferanten vor der Bestellung nach diesen Unterlagen, und halten Sie fest, wie lange sie brauchen.

Ein Lieferant, der Zertifikatsnummern noch am selben Tag schickt, hatte sie bereits, was heißt, dass der Nachweis vor Ihrer Frage existierte. Ein Lieferant, der drei Wochen braucht, stellt etwas zusammen, und was da zusammengestellt wird, mag völlig echt sein, aber es lag nicht vor.

Diese eine Beobachtung sagt Ihnen mehr über eine Lieferkette als jede Antwort auf einen Fragebogen, und sie kostet eine E-Mail.

Warum wir das veröffentlichen

Sustainity liefert Werbeartikel an Unternehmen und veröffentlicht, was jeder Artikel belegen kann, einschließlich der Produkte, die nichts belegen. Alles auf dieser Liste ist etwas, wonach wir gefragt werden, und die Liste zu veröffentlichen macht uns leichter überprüfbar, und genau darum geht es.

Die Zahlen unseres Katalogs, einschließlich der Produkte, die überhaupt keine Zertifizierung tragen, stehen auf unserer Seite Engagement und werden neu berechnet, sobald sich der Katalog ändert.

Häufige Fragen

Welche Unterlagen sollte ich für eine Werbeartikel-Bestellung aufbewahren?

Die Zertifikatsnummer und die ausstellende Stelle, den Geltungsbereich des Zertifikats, die Gültigkeitsdaten, das Herstellungsland, gegebenenfalls das Auditsystem des Werks samt Datum, gegebenenfalls den CO₂-Fußabdruck mit seiner Methode, und die Produktreferenz, die den Nachweis mit der Rechnungsposition verbindet.

Genügt ein Zertifizierungslogo als Nachweis?

Nein. Ein Logo lässt sich nicht prüfen. Eine Zertifikatsnummer lässt sich bei der ausstellenden Stelle prüfen, unabhängig von dem Lieferanten, der sie geliefert hat.

Wie prüfe ich ein GOTS- oder OEKO-TEX-Zertifikat?

Beide betreiben öffentliche Prüfwerkzeuge. OEKO-TEX führt Label Check, das eine Zertifikatsnummer oder einen QR-Code annimmt. GOTS unterhält eine öffentliche Datenbank zertifizierter Unternehmen.

Bedeutet ein gültiges Zertifikat, dass meine Bestellung abgedeckt ist?

Nicht zwingend. Eine Registerprüfung bestätigt, dass ein Unternehmen ein gültiges Zertifikat besitzt. Zu bestätigen, dass Ihr konkretes Produkt in den Geltungsbereich fällt, ist ein eigener Schritt, der das Zertifikat selbst verlangt.

Wie lange sind Textilzertifikate gültig?

Das hängt vom System ab. OEKO-TEX STANDARD 100-Zertifikate werden für ein Jahr ausgestellt. Andere Standards folgen eigenen Verlängerungszyklen, und der Gültigkeitszeitraum sollte zusammen mit der Nummer festgehalten werden.

Was, wenn ein Lieferant keinen CO₂-Fußabdruck für ein Produkt hat?

Halten Sie fest, dass keiner veröffentlicht ist. Ein aus Gewicht und Materialzusammensetzung geschätzter Fußabdruck ist ein Modell und keine Messung und sollte nicht als solche dargestellt werden.